ヘルプライン設置運営要領

(目的)

第1条 本要領は、組合内の法令違反等の不正行為の未然防止、早期発見及び是正を図り、組合のコンプライアンス経営の強化に資することを目的に、所定の窓口に対して相談もしくは通報することが可能な「ヘルプライン制度」の設置および運営方法について定める。

 

(定義)

第2条 相談とは、役職員等が相談窓口に対し、組合の業務に関して、倫理、法令及び組合内規定等に抵触する可能性のある事項について、定められた手法・手段により、その是非や対応方法について助言を求めることをいう。

② 通報とは、役職員等が通報窓口に対し、組合の業務に関して、倫理、法令及び組合内規定等に抵触する可能性のある事項について、定められた手法・手段により、把握した事実を通知することをいう。

 

(責任者の責務)

第3条 本要領の責任者は、組合長とする。

② 組合長は、ヘルプライン制度の重要性について役職員に発信し、組合内部で積極的に活用されるよう努めなければならない。

 

(役職員の責務)

第4条 当組合の全ての役員及び職員(正職員、嘱託職員、契約職員、パート・アルバイトを含む。以下同じ。)は、組合内の不正行為を認知したときは、是正に努めなければならない。

 

(相談及び通報窓口の利用者)

第5条 全ての役員、職員等(退職した第4条の職員含む。)及び組合員・利用者とする。

 

(制度の概要)

第6条 相談・通報の対象となる事象は、組合の運営におけるコンプライアンスに関する事項(法令違反、不正行為、人事労務、ハラスメント関連、その他)とする。

② 本制度の運営主管部門はコンプライアンス担当部署(総務企画部企画課)とする。また、役割は以下の通りとする。

1 本制度の設置、運営に関する事務的事項

2 本制度の定期的見直しに関する事項

3 本制度に関連する組合内調査に関する事項

4 その他、本制度に関する事項

 

(相談窓口について)

第7条 相談についての窓口は総務企画部企画課コンプライアンス係とし、電話、ファックス、電子メール、手紙、書面、面会で受け付けるものとする。

② 相談窓口もしくは窓口が指名した部署は、相談者に対して、速やかに相談に対する回答を行うものとする。

③ コンプライアンス担当部署(総務企画部企画課)は相談の内容を記録するとともに定期的に集計分析し、相談者本人の利益を害しない範囲で、組合内開示する。

 

(通報窓口について)

第8条 通報についての窓口は総務企画部企画課コンプライアンス係とし、電話、ファックス、電子メール、手紙、書面、面会で受け付けるものとする。

② 通報内容が役員の行為に関するものの場合は、通報窓口は、監事にその情報を報告する。

③ 通報者に対しては、原則として通報内容に対する組合の対応方針を速やかに通知する。

④ 窓口は、実名での通報の場合、通報者本人に対し、通報内容を踏まえた対応内容を報告する。

 

(相談・通報者の匿名性の確保)

第9条 相談者及び通報者は、匿名による相談・通報ができるものとする。

② 相談窓口及び通報窓口は、相談者及び通報者の匿名性が確保されるよう十分に配慮しなければならない。

 

(相談・通報受付時の組合内共有)

第10条 相談窓口及び通報窓口は、事前に定めた組合内関係者・機関に対してのみ、

相談、通報内容を共有する。それ以外に定めた者に共有する場合は、相談者もしく

は通報者に事前に了解を得るものとする。

 

(組合内調査)

第11条 相談窓口及び通報窓口は、相談及び通報内容を検討し、必要に応じ、関連す

る部署職員、組合外の有識者から構成される組合内調査委員会を設置し、事実確認・

原因究明に向けた取り組みを行うものとする。

 

(協力義務)

第12条 相談窓口、通報窓口及び組合内調査委員会は、各部署に対して、相談及び通

報にかかる事実関係の調査に際して、協力を求めることができる。

② 各部署は、相談及び通報にかかる事実関係の調査に際して、相談窓口及び通報窓

口から協力を求められた場合には、協力しなければならない。

 

(組合内調査における相談・通報者への配慮)

第13条 組合内調査委員会は、調査の実施に際し、相談者及び通報者が特定されないよう十分に配慮しなければならない。

 

(再発防止措置)

第14条 調査の結果、不正行為が明らかになった場合には、組合は速やかに再発防止措置を講じなければならない。

 

(処分)

第15条 組合は、調査の結果、不正行為が明らかになった場合には、当該行為に関与した者に対し、就業規則に従って、処分を課すこととする。ただし、相談者及び通報者本人が不正行為に関与しており、就業規則の処分の対象となる場合において、自ら進んで相談及び通報した事実を斟酌する。

 

(通知)

第16条 組合は通報者に対して、調査結果及び再発防止措置について、被通報者(その者が不正を行った、行っている又は行おうとしていると通報された者をいう。)

のプライバシーに配慮しつつ通知するものとする。

 

(相談者及び通報者の保護)

第17条 組合は、相談者及び通報者本人が通報したことを理由に、人事、処遇などに関して一切の不利益な取扱いをしてはならない。

② 組合は、相談者及び通報者が相談または通報したことを理由として、相談者及び通報者に対して不利益な取扱いや嫌がらせ等を行った者がいた場合には、就業規則等に従って処分を課すこととする。

 

(個人情報の保護)

第18条 組合及び本要領に定める業務に携わる者は、不正行為の事実確認のための調査等特段の理由のない限り、通報された内容及び調査で得られた個人情報を開示してはならない。

 

(不正の目的)

第19条 通報者は、虚偽の通報や、他人を誹謗中傷する通報等、不正目的の通報を行ってはならない。

 

(運営状況報告)

第20条 コンプライアンス担当部署(総務企画部企画課)は、ヘルプラインの運営状況について、定期的にコンプライアンス委員会(又は理事会)に報告を行うこととする。

 

(相談又は通報を受けた者の責務)

第21条 相談又は通報を受けた者(相談・通報窓口以外の職員を含む。)は本要領に準じて誠実に対応するように努めなければならない。

 

(改廃)

第22条 この要領の改廃は、組合長の決裁による。

 

 

 

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